tascalオペレーションガイド

タスクって何?

tascalは「タスク管理」を行うためのアプリケーションです。では、「タスク」とは何でしょうか?

あなたには多かれ少なかれ、たくさんの仕事があります。A社の仕事、B社の仕事、C社の仕事。それらは全て1日で最後まで完了するような仕事ではありません。それでも、1日にやる仕事は漠然とはイメージできると思います。

午前中にA社との打ち合わせ資料を作って、午後1時からA社の担当者とビデオ会議をして、その後はC社のサーバ構築を出来るところまでやって今日の仕事はお終い。

あなたはそんな1日の仕事をどのようにして、自分が解るようにしていますか?例えば開始時間がはっきりと決まっているビデオ会議だけ、こんな風に手帳に書いてあるかもしれません。

13:00 - 14:00 A社担当者とビデオ会議


それでは、次のようにスケジュールを埋めてみましょう。

9:00 - 12:00 A社との打ち合わせ資料作成
13:00 - 14:00 A社担当者とビデオ会議
15:00 - 18:00 C社のサーバ構築


なるほど、この1つ1つがタスクなんだな。と思われたかもしれません。残念ですが、これではタスクとは呼びません。

タスクを考えるうえでは、以下の要素が重要です。

「A社との打ち合わせ資料作成」や「C社のサーバ構築」は、完了が明確ではないように感じます。もう少し細分化してみましょう。ビデオ会議までに必要な資料は、提案用のパワーポイント資料と、提案用のネットワーク図です。サーバ構築で本日やろうとした内容はどこまででしょう。

9:00 - 10:00 A社提案用ネットワーク図の作成
10:00 - 12:00 A社提案用パワーポイントの作成
13:00 - 14:00 A社担当者とビデオ会議
15:00 - 17:00 C社用サーバのOSセットアップ
17:00 - 18:00 C社用サーバのアップデート及びセキリュティパッチ適応


このように、明確にした「やるべき事」を「タスク」と呼びます。

TODOって何?

それでは、次のような仕事はどうでしょうか。

これらも大切な仕事ですが、先述のタスクの要素のうち、実施日時が曖昧です。このような実施日時が曖昧な「やるべき事」を「TODO」と呼びます。

タスク情報の共有

tascalは、Webのアプリケーションです。あなたが手帳に書いたスケジュールと違い、登録されたタスクは全員に共有化されます。タスクの情報が共有化されるメリットは何でしょうか?

1つは、誰が今が何をしているかが明確になる事です。そして、細分化されたタスクの情報が共有化される事で、ちょっとした認識のズレを回避することもできます。

先程のタスクを見れば、あなたがA社への提案資料として、提案用のパワーポイントとネットワーク図を作るつもりである事が、他の人にも解ります。そうすると、あなたの先輩が「10時までにネットワーク図出来るなら、10時30分からだったら時間あるからチェックしてあげれるよ」と声をかけてくれるかもしれません。また、ビデオ会議に一緒に参加する同僚が「サーバの資料も出すものだと思ってたけど、それは不要なの?」と確認を入れてくれるかもしれません。

また、タスクが予定通りに進んでいない場合に手助けを行うなど、タスク情報の共有はチームコミュニケーションを助けるでしょう。

タスクの処理

tascalは、タスク情報に5種類のステータス持ちます。

タスクのステータス

未対応

未対応はそのタスクに対して、何のアクションも起こしていない状態です。

対応中

対応中はそのタスクを進めている状態です。タスクを対応中にした時点から、作業時間が記録されていきます。 対応中にできるタスクは1つだけです。もし、タスクが対応中の状態で、他のタスクを対応中に変更した場合、現在のタスクは自動で中断に変更されます。

中断

中断はそのタスクを何らかの理由で作業を止めている状態です。中断中は作業時間が記録されません。

完了

完了はそのタスクの対応が完了した状態です。完了になったタスクはステータスを変更することはできません。

リスケ

リスケは特殊なステータスになります。詳しくは「タスクの再スケジュール」を参照してください。

ステータスの切り替え

ステータスがたくさんあるように感じるかもしれませんが、ほとんど意識する必要はありません。タスクの時間がくれば、「対応中」に切り替えて、タスクを終わらせたら「完了」に切り替える。この繰り返しで、1日のタスクを終わらせていきましょう。

タスクの登録

さて、まずはtascalにログインし、タスクの登録を行ってみましょう。 画面右下のタスク追加をクリックします。

たくさんの項目がありますが、まずは必須項目を埋めていきましょう。

「登録」ボタンをクリックするとタスクが登録され、再びタスク登録画面に戻ってきます。続けてタスクを登録してみましょう。

タスクの表示と実施

タスクの登録が終わったら、メニューから日次一覧をクリックしてみましょう。

担当者とタスク名が並び、タスクの時間がタイムライン表示されています。 「A社提案用ネットワーク図の作成」タスクを開始するには、そのタスクの「担当者名」をクリックします。 ステータス「対応中」に切り替わり、白い担当者名のボタンが、黄色に変わります。

タスクが完了したら、もう一度「担当者名」をクリックします。 すると、ステータス「完了」に切り替わり、担当者名のボタンが灰色に切り替わります。

Tips.ステータス別の担当者表示

担当者名の表示で、タスクのステータスがわかります。

表示

ステータス

未対応

対応中

中断

完了

リスケ

Tips.間違ってステータスを切り替えてしまった場合

ステータスはクリックで、「未対応」→「対応中」→「完了」と切り替わります。 誤ってクリックした場合はどうすればいいでしょう?

ステータスを切り替えた時は、画面にステータス切り替えの通知が表示されます。

通知に表示されている取り消しボタンをクリックする事で、操作を取り消す事ができます。

日次一覧と月次一覧

登録されたタスクは、日単位の表示と月単位の表示が切り替えできます。 メニューから月次一覧をクリックしてみましょう。

一ヶ月分のタスクがカレンダーに表示されます。

タスクの編集

月次一覧では一度にたくさんのタスクが表示されますが、タスクの色で絞り込みを行うことができます。では、絞り込みが行えるように、登録したタスクを編集してみましょう。 日次一覧から編集を行いたいタスク名をクリックします。 ここでは、「A社担当者とビデオ会議」をクリックしてみましょう。

色のプルダウンを標準から赤に切り替えて、「保存」ボタンをクリックします。 それでは、もう一度、月次一覧を表示してみましょう。

日次一覧で、「A社担当者とビデオ会議」の色が赤色で表示されました。

月次一覧ではも赤色で表示されています。カレンダーの左上にある色のアイコンで、水色をクリックし表示をオフにしてみましょう。

表示が絞り込まれて赤色のタスクだけが表示されました。

タスクの再スケジュール

「C社用サーバのOSセットアップ」のタスクを開始した後、あなたに電話がかかってきました。

「C社案件で大きな変更が入りそう。週末には最終確定するので、C社案件の作業は来週に先送りしてくれ」

仕事をするうえで、タスクの変更はよくある話です。登録済みのタスクの開始日時を変更してみましょう。

開始日時が変更できませんね。tascalでは、すでに開始日時になったタスクは日時を変更することはできません。そうしたタスクの日時を変更するには、再スケジュール機能を使うことになります。 画面右上の「再スケジュール」ボタンをクリックしてみましょう。

再スケジュールではタスクの開始日時と終了日時のみ変更する事ができます。また、なぜタスクを再スケジュールするのか、理由を選択する必要があります。 再スケジュールされたタスクは、元のタスクの続きという扱いとなります。それまで記録されている作業時間は新しく登録されたタスクに引き継がれます。

Tips.再スケジュールできないタスク

タスクの再スケジュールを使えば、今日やるはずの作業を翌日以降に回すこともできます。 しかし、タスクの中には決まった日に必ず完了させる必要があるタスクもあります。 そうしたタスクは、タスクの登録時に「再スケジュールを許可する」のチェックを外す事で再スケジュールできないタスクとなります。

また、「期日」を設定している場合、期日より先の日時で再スケジュールをする事はできなくなります。

定期的なタスク

C社の案件に関してよくよく話を聞いてみると、どうやら先週の時点で変更が入る事はわかっていたようですが、伝えることを忘れていて、あなたのタスクを見て思い出して連絡してきたようです。 そうした連絡漏れを防ぐため、毎週月曜日に会議を開くことにしました。しかし、同じタスクを何度も登録するのは面倒です。

tascalには繰り返し行うタスクを定期タスクとして登録する機能があります。 メニューのタスク登録をクリックし、定期タスクのタブをクリックしてみましょう。

この画面で、次のように入力してみましょう。

タスク名

社内ミーティング

開始時間

10:00

終了時間

11:00

作業者

(会議の参加者)

オレンジ

単位

週単位

パターン

1週ごと

開始日

(翌週の月曜日の日付)

終了日

終了日を指定しない

※()の項目は任意の値で指定してください

 

全ての入力が終わると、「保存」ボタンをクリックします。

定期タスクの登録が終わったら、月次一覧をクリックしてみましょう。

毎週月曜日に社内ミーティングのタスクが作成されました。

Tips. 定期タスクの変更

メニューの定期タスクの編集・削除をクリックすると、定期タスクの内容を変更したり削除する事ができます。 変更した内容は、現在の日時より未来の定期タスクに反映されます。

TODOの登録

TODOは、タスクよりも少ない情報で登録することができます。右下の「TODO登録」をクリックします。

TODOの必須項目は「TODO名」のみです。「登録」ボタンをクリックするとTODOが登録されます。

TODOの実施

TODOはタスクと同様に、ステータスを変更することができます。

まだTODOの作業が残っているけれど別のタスクの作業を開始するなど、一旦現在の作業を終える場合は、完了した作業内容を報告して、ステータスを「未完了」にすることができます。

例えば「社内書架の整理」というTODOがあり、次の会議までの時間、少し手が空いていたので書架整理をし始めました。やがて会議の時間となり、書架整理の作業を一旦終えることになるのですが、整理できたのは最上段のみで、未整理の棚が残っています。

このような場合、完了した作業を報告して、後の作業が行えるようにしましょう。TODOは「一部完了」ボタンをクリックすることで、完了した作業内容を入力することができます。

完了した作業内容は「タスク」タブで確認することができます。

このように、完了した作業内容を残しておくことで、次回このTODOの作業を行う際の参考となります。