tascalセットアップガイド

はじめに

tascalは、チャットと連携してチームで働くメンバーの仕事を助けるタスク管理ツールです。

このドキュメントでは、tascalを利用する上で必要な初期設定について説明します。

ログイン

ブラウザでtascalを開くと、ログイン画面が表示されます。

送付された admin アカウントとパスワードでログインを行ってください。

パスワード変更

adminアカウントでログインした後は、まずデフォルトのパスワードの変更を行ってください。 パスワードを変更するには、メニューから個人設定をクリックし、パスワード変更をクリックします。

現在のパスワードと新しいパスワードを入力し、画面右下の更新ボタンを押すことでパスワードが変更されます。

パスワードの変更は、チャットシステムには反映されません。

アカウントの発行

adminアカウントは管理用のアカウントとなっており、タスクの担当者として割り当ては行なえません。 そのため、tascalを利用する際には、必要なユーザ数だけアカウントを発行する必要があります。

メニューの管理と設定をクリックし、アカウント管理をクリックしてください。

画面右上にある「アカウント登録」ボタンをクリックするとアカウント登録の画面に遷移します。

項目 概要
アカウント名 tascalのWebおよびチャットシステムにログインするためのアカウント
パスワード tascalのWebおよびチャットシステムにログインするためのパスワード
氏名 画面表示される氏名
メールアドレス チャットシステムで使用するメールアドレス
権限 tascalのWebでの権限

項目は全て必須項目となります。

アカウントの権限

tascalでは4つのアカウント権限があります。

権限 概要
スタッフ 集計の確認と、タスクのステータス変更だけが行えるアカウントです。
タスク作成者 スタッフの権限に、タスクの作成権限を付与したアカウントです。登録されたタスクの編集はできません。
タスク編集者 タスク作成者の権限に、タスクの編集権限を付与したアカウントです。
管理者 管理を含めて全ての操作が行えるアカウントです。

Tips.不要になったアカウントの扱い

tascalでは現在アカウントを削除することはできませんが、無効にする事はできます。 アカウントを無効にすると、該当するアカウントは以下の事ができなくなります。

作業時間の設定

tascalはタスクを24時間どこにでも作成することができます。しかし、一日のタスクを通知する上で、どの時間からどの時間までを一日の作業とするかを決める必要があります。

実際の業務時間に合わせて設定時間を変更してください。

Tips.交代制勤務の場合

交代制勤務の場合、複数の作業時間を設定することができます。

といった三交代制の勤務だとします。

このような場合は、7:25になると7:30 - 15:00までのタスクの一覧がチャットに通知されます。次に14:55になると15:00 - 22:30までのタスクの一覧がチャットに通知されます。

Tips.重複時間のある勤務の場合

次のような交代勤務とは別に日勤もあるようなケースはどうなるでしょう。

7:25になると7:30 - 9:00 までの時間帯にタスクがあるユーザに対して、7:30 - 15:00 までのタスクの一覧がチャットに通知されます。次に、8:55になると、9:00 - 15:00 までの時間帯にタスクがあるユーザに対して、 9:00 - 18:00までのタスクの一覧がチャットに通知されます。

tascalではこのように、始業時間から次の始業時間までにタスクが登録されているユーザは、その作業時間に作業をするユーザと推測して通知を行います。

その為、本来の作業時間とは異なる時間帯に担当のタスクが登録された場合、異なった作業時間にタスク一覧が通知される事があります。ご注意ください。

作業分類とカスタムフィールド

作業分類やカスタムフィールドは主に集計のために使われる機能です。 大きな違いとして、作業分類はタスクに対して1つしか設定できませんが階層が作れます。カスタムフィールドは階層はありませんが、1つのタスクに対して複数項目設定する事ができます。

作業分類

例えば以下のように作業分類を作成します。

タスクを集計した際に、全体のタスクで技術部と営業部のタスクはそれぞれどの程度の割合かを集計し、さらに営業部の中では見積作成と営業資料作成のどちらの割合が多いかなどを簡単に表示することができます。

カスタムフィールド

カスタムフィールドはタスクに任意の選択項目を追加することができます。 例えば以下のようにカスタムフィールドを作成します。

この場合、タスクを集計した際に、顧客別に集計する、重要度別に集計するといった集計結果を表示することができます。

また、カスタムフィールドはそれぞれの項目として、必須項目にする事も任意項目にすることも可能です。

理由の管理

tascalではタスクの再スケジュールやタスクの遅延が発生した際に、なぜ予定通りにタスクを進めれなかったのか理由を選択する仕組みになっています。

理由の管理では、その際に選択する理由を作成することができます。 作成した理由は集計項目として使用できます。

通知設定

通知設定ではチャットシステムへの通知に関する設定が行なえます。

tascalは2つの方式でチャットシステムへの通知を行います。

ダイレクトメッセージでの通知

ダイレクトメッセージとは、対象のユーザのみが閲覧可能なメッセージになります。tascalでは通知されたメッセージのリンクを選択することで、タスクのステータス変更などの操作を行います。そうした操作が必要な通知は、他のユーザが誤って操作しないように、ダイレクトメッセージにて通知を行います。

チャンネルへの通知

<チャンネルとはチャットシステムにて誰でも閲覧できるチャットルームです。tascalは、タスクが開始されていない場合や、時間内に終了していない場合、状況が確認できるようにチャンネルに通知します。

通知先チャンネル名

通知先チャンネル名は、tascalがチャンネルへの通知を行う際に、どのチャンネルへ通知するかの設定を行います。

本日のタスク一覧

設定された作業時間の始業時間5分前に、本日のタスク一覧をダイレクトメッセージで通知するかどうかの設定を行います。

タスク開始のリマインダー

各タスクの開始前に担当者にダイレクトメッセージで通知を行うかをどうかの設定を行います。

タスク未開始時

タスクが開始時間を過ぎても開始されていない場合の通知を行うかどうかの設定を行います。

担当者への通知

担当者へのダイレクトメッセージは、タスクが開始されるまで繰り返し通知を行うかの設定が行なえます。

再通知を入力回行うを選択した場合は、指定した回数だけ通知を行います。指定回数の通知を行った後は、タスクが開始されていない場合でも再通知はストップします。

タスクが開始されるまで通知するを選択した場合は、タスクが開始されるまで通知を送り続けます。

再通知までの間隔は、再通知間隔で指定できます。

チャンネルへの開始遅延通知

チャンネルへの開始遅延通知は、ダイレクトメッセージとは別にチャンネルへの通知を行います。

チャンネルへの通知は再通知は行いません。また、チャンネルへのタスク開始通知を有効にすることで、開始時間が過ぎても開始されていないタスクが、開始されたときの通知を行うことができます。

タスク未完了時

タスクが終了時間を過ぎても完了されていない場合の通知を行うかどうかの設定を行います。

担当者への通知

担当者へのダイレクトメッセージは、タスクが完了されるまで繰り返し通知を行うかの設定が行なえます。

再通知を入力回行うを選択した場合は、指定した回数だけ通知を行います。指定回数の通知を行った後は、タスクが完了していない場合でも再通知はストップします。

タスクが完了されるまで通知するを選択した場合は、タスクが完了するまで通知を送り続けます。

再通知までの間隔は、再通知間隔で指定できます。

チャンネルへの完了遅延通知

チャンネルへの完了遅延通知は、ダイレクトメッセージとは別にチャンネルへの通知を行います。

チャンネルへの通知は再通知は行いません。また、チャンネルへのタスク完了通知を有効にすることで、終了時間が過ぎても完了されていないタスクが、完了したときの通知を行うことができます。

タスク完了時

担当者がタスクを完了した際に、残りのタスクを担当者にダイレクトメッセージで通知するかどうかを設定することができます。

この通知を有効にすることで、残りのタスクが都度送られてくるため、tascalのWeb画面を確認することなく、自分のタスク消化をチャット画面のみで完結させることができます。

遅延理由の登録催促

タスクが終了時間を過ぎて完了した際に、理由の選択をダイレクトメッセージで通知するかどうかを設定することができます。